10 razones para implantar gestión documental en tu empresa

La gestión de los documentos supone un reto para las empresas en la actualidad, el volumen de la documentación sobrepasa el espacio físico y la gestión de éste resulta clave para el buen desempeño de la actividad.

Las soluciones actuales en gestión documental permiten una óptima organización de los documentos junto a una minuciosa gestión y tratamiento, lo que incide directamente en una mejor gestión de su empresa.

10 razones para implantar gestión documental en tu empresa

¿Sabía que los documentos en las empresas han crecido un 30% en el último año?

Diversos estudios demuestran que, sin un potente Sistema de Gestión Documental, utilizamos los recursos de una organización de forma improductiva, aumentamos el consumo de papel y por ello contaminamos mucho más, utilizamos espacio físico de oficina para guardar este papel, tenemos dificultades para compartir la información, clasificarla y encontrar el documento que estamos buscando en sólo 5 segundos, como si permite un sistema de Gestión Documental.

¿Cuánto dinero puedo ahorrar implementando un sistema de Gestión Documental en mi empresa?

¿Cuánto tiempo tarda buscando documentos? ¿Cuánto tiempo tardan todos el personal administrativo de su empresa? ¿Cuánto espacio total ocupan los documentos en papel, y que precio puede tener ese espacio? ¿Cuántas veces ha tenido que rehacer un documento por completo porque no lo ha encontrado tras varios intentos?

Te dejamos con 10 razones para implantar gestión documental en tu empresa según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen):

1. Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
2. 7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).
3. Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
4. Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
5. Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo del 22% anual(PricewaterhouseCoopers).
6. Para 2020 incrementaremos el volumen de información digital 50 veces el tamaño que tenía en 2011 y 20 veces el número de unidades que utilizamos para contener dicha información.
7. Los usuarios envían y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
8. Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
9. El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
10. El coste de las oficinas ha subido un 19%

Nuestro servicio on-line hace posible que en cualquier momento y en cualquier lugar se pueda acceder a los fondos documentales que se necesiten, permitiéndole a usted tener un control absoluto y continuo de su información.

¿Qué características dispones con la gestión documental de Saeso?

• Custodia y almacenamiento de documentos: gestionamos su archivo en nuestras instalaciones: recogemos, ordenamos, inventariamos, custodiamos, vigilamos y en su caso destruimos la documentación.
• Consulta de documentos: acceso de forma personalizada a la información de su documentación, haciendo posible tener cualquier documento que pueda necesitar, de forma inmediata digitalmente o bien mediante entrega física.
• Organización documental: clasificamos y catalogamos su información de forma que permita encontrar cualquier documento de forma sencilla, segura y eficaz.
• Digitalización de documentos: podemos digitalizar todo tipo de documentos y en diferentes formatos, lo que permite un acceso más rápido y sencillo a su información.
• Destrucción de documentos: eliminamos su documentación de forma segura y certificada, una vez transcurrido el tiempo legal establecido (cumplimiento de la normativa 32-757-1).

La competitividad de su empresa pasa por la transformación de procesos digitales. Además estas acciones son susceptibles de subvención. En Saeso estudiamos su caso y le ofrecemos la alternativa que mejor se adecúe.

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