Dudas frecuentes en la destrucción de documentos

La gestión documental, es una de las gestiones que los profesionales deben tener en cuenta. En Saeso, disponemos del servicio de gestión documental que viene a mejorar los procesos de los profesionales y empresas que lo solicitan en tanto en cuanto, pueden disponer de su documentación de forma ordenada, digitalizada entre otras ventajas. Hoy te hablamos sobre las preguntas frecuentes sobre la destrucción de documentos. 

Dudas frecuentes en la destrucción de documentos

Hay que tener en cuenta que actualmente el mayor volumen de destrucción está en soporte papel pero existen otros soportes que contienen información y son susceptibles de destrucción como pueden ser las cintas de backup, cds, dvds, pendrives, discos duros, móviles

Riesgos de una incorrecta gestión documental

Los riesgos son varios, en primer lugar: Tenemos el riesgo por protección de datos y las sanciones que puedan conllevar las cuales con la legislación actual pueden ser de hasta 600.000 euros y con la normativa europea de protección de datos que se ha aprobado y la cual se empezará a aplicar a partir de 2018 las sanciones se elevan considerablemente hacia los 20 millones de euros o al 4% de la facturación mundial de la compañía.

También existen riesgos penales para los responsables de las compañías en caso de no poner las medidas necesarias para evitar los riesgos por protección de datos y por último tendríamos el riesgo reputacional que afectaría considerablemente a la imagen de la compañía en caso de una divulgación no deseada.

Por supuesto, ya que el incumplimiento en materia de protección de datos puede conllevar sanciones de hasta 600.000 euros con la actual legislación, hay que tener en cuenta también que se ha aprobado el nuevo reglamento europeo de protección de datos el cual se aplicará en 2018 y que eleva considerablemente las sanciones hasta los 20.000.000 euros o el 4% de la facturación global de la compañía del año anterior, cualquiera de las dos sanciones, la que más elevada sea.

Además en el caso de una divulgación indeseada de información, nuestra empresa puede aparecer en los medios con la consecuente perdida de reputación de nuestra compañía.

Puede destruir documentación cualquier empresa?

Lo recomendable es que la destrucción la realice una empresa especializada en destrucción de documentos que reúna una serie de mínimos adicionalmente a las medidas de seguridad que se establecen en el real decreto 1720 de la LOPD existen normativas de referencia en destrucción documental como es la norma UNE 15613que además de recalcar las medidas de seguridad reflejadas en el real decreto, las amplía tanto en medios indicando inclusive como se han de confeccionar las instalaciones y que medidas de seguridaddeben de reunir también en los procesos poniendo como límite las 24 horas para la destrucción de esa documentación desde el momento de su recogida.

Si tienes cualquier duda sobre destrucción de documentos: qué hay que destruir, posibles sanciones,… o cualquier cosa sobre la que necesites aclaración, contacta con nosotros y te la resolveremos. En Saeso asesoramos a las empresas y profesionales con este servicio destacado que mejora sus procesos empresariales, olvidándose de la gestión administrativa y pudiendo dedicar el tiempo a sus tareas principales.