5 Razones por las que digitalizar los documentos de empresa, gestión documental Jaén

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¿Cómo gestionas los documentos en tu empresa? En la actualidad son múltiples las gestiones con documentos en una empresa o profesional independiente. Desde procesos internos, documentos legales, tanto con los clientes como administración pública. ¿Conoces las ventajas de digitalizar los documentos de empresa? En Saeso optimizamos la gestión documental de tu empresa te contamos las razones para hacerlo.  

5 Razones por las que digitalizar los documentos de empresa

En el post anterior te hablamos de las ventajas para tu organización de la gestión documental. En este artículo, profundizamos sobre una de sus ventajas, la digitalización de los documentos.

Administración del conocimiento

Mejorar la capacidad de búsqueda y recuperación de documentos y contenidos empresariales. Según IDC, los trabajadores de oficina suelen consumir entre el 15 y el 35% de su jornada buscando documentos. Incluso en sistemas de archivo en papel bien organizado, encontrar un documento en particular resulta un 90% más lento que a través de herramientas de búsqueda informáticas.

Evitar problemas legales

Mantener la seguridad y accesibilidad a documentos críticos es una cuestión principal en una empresa. En muchos casos la Ley obliga a la conservación de cierto tipo de documentos (por ejemplo, las facturas deben conservarse al menos 4 años en España) y en otros, la documentación puede hacer la diferencia a favor de la compañía en juicios o litigios contra terceros. Hay que recordar que a diferencia del papel, los registros electrónicos no sufren deterioros por el paso del tiempo.

Productividad

Un factor clave en la mejora de la productividad es la drástica reducción del tiempo en el que se llevan a cabo los procesos.  Incluso implementar herramientas digitales puede eliminar carga de trabajo al equipo evitando pérdidas de tiempo enviando la documentación a quienes realmente han de usarla.

Servicio al cliente

Los documentos digitales nos aportan la ventaja eliminar barreras a la hora de compartir información. Mecanismos digitales como envío de correos electrónicos o publicación de documentos en portales corporativos hacen que poner a disposición de los clientes los documentos que les interesan sea cada vez más sencillo y, por supuesto, mucho más rápido. El auge de oficinas virtuales ha hecho que este sea un factor determinante para muchas compañías a la hora de emprender un proyecto de digitalización.

Costes de Oficina

Tener documentos en papel trae consigo una serie de gastos muchas veces menospreciados. Fotocopias, tóner, folios, mantenimiento de equipo de oficina (impresoras y fotocopiadoras) y, por supuesto, costes de almacenamiento. Según diversos estudios, 3 archivadores de tamaño pequeño tienen un coste de 300 € al año para una empresa. ¿Cuántos tienes en tu empresa?

Seguro que estas razones son suficientes para optimizar los documentos de tu empresa. En Saeso trabajamos contigo para optimizar los recursos de la misma. Solicita información o contacta con nosotros y te llamamos.

Gestión documental en Jaén, servicio exclusivo de Saeso para toda España. 

 

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